Excel Reports
Mit den Excel Reports werden Daten aus verschiedenen Quellen (Stammdaten und Bewegungsdaten) ohne Programmierung aus Business Central in Excel exportiert. Die Darstellung in Excel kann mit verschiedenen Optionen gesteuert werden.
Voraussetzungen
- Excel Reports können nur auf einem Windows Client ausgeführt werden.
- Mindestvoraussetzung Microsoft Office (siehe aktuelle BC-Systemvoraussetzungen von Microsoft).
- Die Region und die Formate von Business Central und dem Windows Client müssen übereinstimmen.
Excel Reports ausführen
1.) Geben Sie in der Suchfunktion von Business Central (Alt+Q) Excel Reports ein und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.
2.) Wählen Sie im Fenster Excel Reports den Report aus, welcher exportiert werden soll.
3.) Wählen Sie die Funktion Exportieren aus. Das Fenster Excel Reports Anforderungsfenster wird geöffnet.
4.) Geben Sie in den Registern die Filter und Optionen an. Weitere Informationen finden Sie unter Excel Reports Anforderungsfenster.
5.) Wählen Sie OK, um den Export zu starten. Ein eri-File wird aufbereitet und heruntergeladen. Ebenfalls wird die Vorlage geöffnet. Bei der Vorlage ist der Inhalt zu aktivieren so dass die Makros aktiviert werden
6.) Durch die Vorlage werden die ERI-Files als Excel aufbereitet und geöffnet.
Excel Reports Anforderungsfenster
Steuerung der Filter und Optionen beim Exportieren eines Excel Reports. Diese Felder werden je nach Parametrisierung des Excel Reports dynamisch eingeblendet.
Register Optionen
Feld | Beschreibung |
---|---|
Per Datum | Das Feld erscheint automatisch aufgrund eines Datumsfilters. Falls das Per Datum leer gelassen wird, wird das Arbeitsdatum verwendet. |
Periodenlänge | Angabe der Periodenlänge. Feld wird angezeigt, wenn PER1, PER2 oder PERI als Datumsfilter verwendet wird.Bei allen Optionen (ausser freier Vergleich) werden die Von-/Bis-Datum Felder gemäss dieser Option 'berechnet'. |
1. Periode Von-Datum: | Angabe Von-Datum für PER1. |
1. Periode Bis-Datum: | Angabe Bis-Datum für PER1. |
2. Periode Von-Datum: | Angabe Von-Datum für PER2. |
2. Periode Bis-Datum: | Angabe Bis-Datum für PER2. |
weitere Felder | Filter auf weitere Felder im Report gemäss Parametrisierung des Reports. |
Register Export
Feld | Beschreibung |
---|---|
Nullwerte nicht zeigen | Übersteuerung von Nullwerte nicht zeigen im Excel Reportkopf. |
Zeilen nicht schraffieren | Übersteuerung von im Excel Reportkopf. |
Rundungsfaktor | Übersteuerung von Rundungsfaktor im Excel Reportkopf. |
Keine Gitternetzlinien | Übersteuerung von Keine Gitternetzlinien im Excel Reportkopf. |
Ohne Ultimobuchungen | Ultimubuchungen werden nicht berücksichtigt |
Technischer Ablauf
Einzelner Report
Pro Report wird eine Datei auf dem Downloads Verzeichnis der jeweiligen Arbeitsstation erzeugt. Die Dateinamenerweiterung lautet eri (ExcelReportImport).
Ausführen von mehreren Reports
In der Test-App werden mehrere Reports auf einmal aufbereitet. In diesem Fall wird eine zip.eri-Datei erstellt. Diese wird von der Vorlage aut. entpackt.
Aufbereitung im Excel
Vor dem Downlaod der eri-Datei wird von BC die Vorlage im Excel geöffnet und ein Timer aktiviert. Dieser prüft das Downloads Verzeichnis einmal pro Sek. auf neue eri-Dateien und bereitet diese auf. Die aufbereiteten Excel-Dateien werden im Downloads Verzeichnis gespeichert, sofern im Dateinamen des Reports kein anderer Speicherort gewählt worden ist.
Excel Report parametrisieren
Excel Reports werden über die Suchfunktion (Alt +Q) Excel Reports aufgelistet. Über Bearbeiten resp. Neu kann die Parametrisierung vorgenommen werden.
Der einfachste Weg einen neuen Report zu definieren besteht darin, einen bestehenden zu kopieren, der dem neuen ähnlich ist (über Aktionen Report kopieren auf Reportkarte).
Die Report Zeilen werden entweder im Register Zeilen oder über Verwalten Karte bearbeitet.
Reports in Mandanten kopieren
Einzelne oder mehrere Reports können in alle Mandanten kopiert werden. Anhand der Filter wird entschieden, welche Reports kopiert werden. Die Verarbeitung kann von der Excel Report Karte über Aktionen 'In Mandanten kopieren' gestartet werden.
Excel Reports Einrichtung
Für die Aufbereitung der Excel Reports wird eine Excel Vorlage mit entsprechenden Makros benötigt. Der Link zu dieser ist in der Einrichtung der Excel Reports gespeichert. Sie wird jeweils beim Installieren/Updaten der App aktualisiert.
Wenn der Kunde das Makro selber hosten will kann die entsprechende URL im Feld Excel Vorlage Kunde URL hinterlegt werden. Sobald ein Eintrag vorhanden ist wird diese Vorlage berücksichtigt. Es wird empfohlen den Dateinamen der Excelvorlage anzupassen oder in der Vorlage drin ein Vermerk anzubringen, so dass bei Supportfällen ersichtlich ist, dass es sich nicht um die Standardvorlage von redPoint handelt.
Hinweis
Es können Keine Sharepoint-Links verwendet werden, sondern nur URL’s mit «direktem» Verweis auf die Excel-Vorlage
Über das Feld Keine Excel-Vorlage per E-Mail senden kann gesteuert werden ob beim Mailversand der Wiederkehrenden Excelreports die Excelvorlage mitgesendet wird.
Benutzereinrichtung
Pro Benutzer kann im Feld 'Excel Report Filter' der Filter für die Excelreport hinterlegt werden. Ebenfalls besteht die Möglichkeit ein Reportgruppenfilter zu hinterlegen und die Excelsprache zu definieren.
Funktionsübersetzungen
Anhand dieser Übersetzungstabelle können die Excelformeln immer in Deutsch erfasst werden. Je nach Benutzereinrichtung werden die Formeln in die entsprechende Sprache übersetzt.
Tip
Weitere Funktionen und/oder Übersetzungen für zusätzliche Sprachen können selbständig in dieser Tabelle eingetragen werden. Bei der Übersetzung von Funktionen kann der online Excel-Translator wertvolle Unterstützung bieten.
Versionen Vorlage
Bei Anpassungen der Vorlage wird das Änderungsdatum als Version verwendet. Beim Ausführen des Makros wird geprüft, ob die Versionen von BC und der Vorlage kompatibel sind. Ist dies nicht der Fall erscheint eine Fehlermeldung. Allenfalls hat man eine lokale Kopie gespeichert und arbeitet mit dieser.
Einstellungen auf lokalem Gerät
Download-Verzeichnis im Browser
Die Excel-Vorlage sucht die von BC erstellen Dateien im Verzeichnis «Benutzerprofil\Downloads». Aus diesem Grund darf im Browser kein abweichendes Download-Verzeichnis eingestellt werden.
Die Variable für das Benutzerprofil ermittelt man über die Eingabeaufforderung gemäss folgendem Beispiel.
Makroeinstellungen in Excel
Abhängig der Makroeinstellungen muss beim Öffnen der Vorlage diese Abfrage beantwortet werden.
Ist die oberste Option «Alle Makros ohne Benachrichtigung deaktivieren» aktiv funktioniert die Lösung nicht. Es erscheint nicht einmal eine Fehlermeldung.
Vertrauenswürdige Sites in Internetoptionen
Falls beim Öffnen der Excel Vorlage folgende Fehlermeldung angezeigt wird, müssen die vertrauenswürdigen Sites in den Internetoptionen um die Webseite https://docs.redpoint.swiss ergänzt werden.
Verschlüsselte Seiten in Internetoptionen
Falls beim Öffnen des Excel-Reports folgende Fehlermeldung angezeigt wird, muss die Speicherung verschlüsselter Seiten in den Internetoptionen zugelassen werden.
Die Einstellung "Verschlüsselte Seiten nicht auf dem Datenträger speichern" ist zu deaktivieren.
Region und Formate
Die in Business Central definierte Region (unter «Meine Einstellungen») muss mit der Region des Windows Clients übereinstimmen, andernfalls wird folgende Fehlermeldung ausgegeben:
«Das Dezimaltrennzeichen von Excel stimmt nicht mit dem von Business Central überein.»
Ausserdem dürfen an den Formaten keine Anpassungen vorgenommen werden (v.a. Tausendertrennzeichen und Dezimaltrennzeichen).
Wenn der Windows Client die gleiche Region und die korrekten Formate aufweist, aber dennoch die Fehlermeldung erscheint, sollte zusätzlich folgende Option in Excel überprüft werden.
Hilfestellung bei Problemen
Wenn beim Ausführen eines Excel Reports ein Fehler auftritt, obwohl alle zuvor beschriebenen Einstellungen geprüft worden sind, so sollte ein neues Support-Ticket bei redPoint erstellt werden.
Im Intranet von redPoint stehen im Dokument «Excel Reports Administration» weitere Informationen und Tipps zu Problemlösungen zur Verfügung.