Word-Vorlagen

Mit dieser Funktionalität können verschiedene Word-Vorlagen in Business Central hinterlegt und ab Kontakt, Debitor oder Kreditor aufgerufen werden. In den Word-Vorlagen können Felder des Datensatzes verwendet werden, wodurch z.B. automatisch die Adresse des jeweiligen Kontakts in das Word-Dokument übertragen wird.

Word-Vorlagen erstellen

Auf der Kontaktkarte können die bestehenden Word-Vorlagen mit der entsprechenden Aktion angezeigt werden. Um eine neue Word-Vorlage einzurichten, wählen Sie die Aktion "Neue Vorlage".

Anschliessend klicken Sie auf "Eine leere Vorlage herunterladen.", wodurch eine ZIP-Datei ins Verzeichnis "Downloads" gespeichert wird.

Entpacken Sie die ZIP-Datei im Windows Explorer in das von Ihnen bevorzugte Verzeichnis und öffnen Sie danach das Word-Dokument.

Beim Öffnen des Word-Dokuments wird folgende Meldung angezeigt, welche Sie mit "Ja" bestätigen können. Dadurch wird die Excel-Datei, welche ebenfalls in der ZIP-Datei enthalten war, als Datenquelle hinzugefügt und die Felder der Kontaktkarte stehen danach als Seriendruckfelder zur Verfügung.

Im leeren Word-Dokument können Sie nun im Register "Sendungen" die Aktion "Seriendruckfeld einfügen" aufrufen und die benötigten Felder der Kontaktkarte in das Word-Dokument übertragen.

Nachdem Sie alle Seriendruckfelder an der gewünschten Stelle eingefügt, sowie den Text und allfällige Bilder/Logos ergänzt haben, können Sie das Word-Dokument speichern.

Wechseln Sie nun wieder zurück in Business Central, wo noch der Wizard "Word-Vorlage erstellen" geöffnet ist. Klicken Sie zuerst auf "Next", danach auf "Vorlage hochladen" und wählen Sie das zuvor gespeicherte Word-Dokument aus. Nachdem das Word-Dokument hochgeladen wurde, klicken Sie erneut auf "Next".

Definieren Sie im nächsten Schritt einen kurzen Code und eine etwas längere Beschreibung für die neue Word-Vorlage. Wenn Sie Word-Vorlagen für unterschiedliche Sprachen einrichten, können Sie zudem die entsprechende Sprache auswählen. Klicken Sie erneut auf "Next".

Zum Schluss wird Ihnen eine Übersicht der neuen Word-Vorlage angezeigt. Wenn Sie noch Änderungen vornehmen möchten klicken Sie auf "Back", ansonsten können Sie die Erstellung der neuen Word-Vorlage mittels "Finish" abschliessen.

Word-Vorlagen verwenden

Öffnen Sie die Karte des gewünschten Kontakts und klicken Sie auf die Aktion "Word-Vorlage". Wählen Sie eine bestehende oder die zuvor neu erstellte Word-Vorlage aus und klicken Sie auf "Next".

Als Nächstes können Sie festlegen, in welchem Dateiformat das Dokument erstellt werden soll. Wenn Sie das Dokument unverändert per E-Mail versenden oder abspeichern möchten, wählen Sie eher "PDF". Falls noch manuelle Ergänzungen im Dokument nowendig sind, wählen Sie "Docx".

Mit einem Klick auf "Next" wird Ihnen die abschliessende Übersicht angezeigt, welche Sie noch mit "Finish" bestätigen können. Das fertige Dokument wird im Verzeichnis "Downloads" abgespeichert und kann über den Browser geöffnet werden.

Word-Vorlagen bearbeiten

Wenn Sie eine bestehende Word-Vorlage löschen oder bearbeiten möchten, suchen Sie nach "Word Templates".

Wählen Sie anschliessend die gewünschte Word-Vorlage und wählen Sie die Aktion "Löschen" oder die Aktionen "Herunterladen" oder "Upload". Um eine Word-Vorlage zu verändern, laden Sie diese zuerst auf Ihren Arbeitsplatz herunter, nehmen im Word-Dokument die notwendigen Änderungen vor und laden dieses anschliessend wieder in Business Central hoch.

Hinweis

Die Word-Vorlagen stehen derzeit lediglich bei Kontakten, Debitoren und Kreditoren zur Verfügung und Anreden können weder im Adressbereich (Herr/Frau) noch in der Einleitung eines Briefes (Sehr geehrter Herr/Sehr geehrte Frau) verwendet werden. Mehr Möglichkeiten bietet die redPoint App Office Dokumentvorlagen.