Power BI - Connector und Pakete

Mehrnutzen

Bereits im Standard-Funktionsumfang von Business Central stehen gewisse Funktionen zur Verfügung, um Daten mit Power BI auszuwerten. Bei der hier beschriebenen App handelt es sich um eine Ergänzung mit folgenden Vorteilen:

  • Der Power BI Connector von redPoint beinhaltet deutlich mehr Datenquellen, sodass für Auswertungen eine grössere Datenbasis genutzt werden kann.

  • Die Datenquellen des Power BI Connectors sind optimiert, wodurch Auswertungen rascher erstellt und einfacher an kundenspezifische Anforderungen angepasst werden können (z.B. zusätzliche Felder oder Filter).

  • Dank vorgefertigter Standard-Pakete für Finanzen und Verkauf (jeweils eine Power BI-Datei mit Datenmodell und standardisierten, anpassbaren Auswertungen) können Kunden ohne aufwändige Konzeptphase rasch von den neuen Auswertungsmöglichkeiten profitieren.

  • Mit den Standard-Paketen werden die Vorzüge gegenüber herkömmlichen Auswertungen mit den eigenen Daten rasch «erlebbar» und Wünsche/Ideen für zusätzliche Auswertungen lassen sich auf dieser Basis effizienter diskutieren.

Voraussetzungen

Der Power BI Connector und die Standard-Pakete können genutzt werden, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

  • Business Central und Power BI, sowie alle Benutzer die mit diesen beiden Systemen arbeiten, befinden sich im gleichen Azure Active Directory.

  • Alle Benutzer, die Auswertungen in Power BI veröffentlichen oder in Power BI abrufen, besitzen eine eigene «Power BI Pro-Lizenz».

  • Für den Datenzugriff von Power BI auf Business Central steht ein Benutzer mit folgenden Eigenschaften zur Verfügung:

    • Dem Benutzer ist die Lizenz «Dynamics 365 Business Central Team Member» zugeordnet.
    • Das Passwort kann vom Kunden vorgegeben werden, doch sollte es kein Ablaufdatum haben.
    • Die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) ist für Anmeldungen dieses Benutzers deaktiviert.

  • Für die Auswertung von Verkaufszahlen (Umsatz, Auftragseingang, Auftragsbestand) wird zusätzlich die redPoint-App «Statistik» benötigt.

Hinweis

Zusätzlich empfiehlt redPoint, dass - zumindest in der Anfangsphase - in der O365-Umbegung resp. im Azure Active Directory des Kunden ein «echter» Benutzer für redPoint (z.B. redpoint.admin@firma.ch) erstellt und diesem ebenfalls eine «Power BI Pro-Lizenz» zugeordnet wird. Auf diese Weise kann redPoint bei der Einrichtung effiziente Unterstützung bieten und bei allfälligen Fragen/Problemen selbständig Abklärungen vornehmen, ohne einen Mitarbeiter des Kunden beiziehen zu müssen.

Standard-Pakete

Finanzen

Nebst den Werten (Ist und Budget) aus Bilanz und Erfolgsrechnung werden Lagerwerte, Offenposten von Debitoren und Kreditoren sowie die Bankkonten inkl. Bankposten an Power BI übermittelt und mit interaktiven Visuals übersichtlich dargestellt. Für Liquiditätsauswertungen können zudem die Cashflowkonten und Cashflowposten abgerufen werden.

Weil auf der einen Seite der Speicherplatz in Power BI nicht unbegrenzt ist (Lizenztyp/Kosten) und auf der anderen Seite oftmals Zahlen mehrerer Jahre relevant sind, werden mit dem Power BI Connector von redPoint nicht alle Fibuposten einzeln, sondern aggregierte Werte übermittelt (Summe pro Konto resp. Rubrik und Monat/Dimension).

Von redPoint werden dazu drei verschiedene Kontenschemata für den Einsatz mit Power BI ausgeliefert (Bilanz, Erfolgsrechnung, Liquiditätsgrade). In der Integrationsphase werden die Fibukonten einmalig durch den Kunden zugeordnet.

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Verkauf

Nebst Statistikposten für Umsatz, Auftragseingang und Auftragsbestand werden Verkaufschancen und Verkaufsofferten an Power BI übermittelt und mit interaktiven Visuals übersichtlich dargestellt.

Das Datenmodell in Power BI ist als Sternschema mit Faktentabellen (z.B. Auftrags-/Rechnungspositionen) und einer Vielzahl an Dimensionstabellen (z.B. Produkte, Kunden, Regionen, Datum) aufgebaut, wodurch die umfangreiche Datenbasis einfach gefiltert und/oder zusammengefasst werden kann.

Während beim Auftragsbestand eine aktuelle Momentaufnahme zur Verfügung steht, können beim Umsatz und Auftragseingang auch Zahlen früherer Jahre herangezogen und mit den aktuellen Werten verglichen werden.

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Zusätzliche Datenquellen

Mit diesen zusätzliche Datenquellen können bei Bedarf weitere Daten von Business Central an Power BI übergeben und damit neue Auswertungen erstellt werden. Für diese Bereiche existieren jedoch keine vorgefertigten "Standard-Pakete" (Datenmodell / standardisierte Auswertungen in Power BI).

Kostenrechnung

Wenn in Business Central die Kostenrechnung eingesetzt wird und auf dieser Datenbasis auch Auswertungen in Power BI erwünscht sind, kann dazu ebenfalls der Power BI Connector von redPoint eingesetzt werden.

Wie beim Standard-Paket «Finanzen» (mit den Fibuposten) werden hier nicht einzelne Kostenposten an Power BI übermittelt, sondern wiederum aggregierte Werte auf Basis von Kontenschemata (Summe pro Kostenart resp. Rubrik und Monat/Dimension). Von redPoint werden jedoch keine Kontenschemata für den Einsatz mit Power BI ausgeliefert, d.h. diese sind durch den Kunden selbständig zu erstellen (z.B. Kopie der Finanz-Kontenschemata mit anschliessender Überarbeitung).

Im Standard von Business Central fehlt auf den Kostenposten das Feld «Dimensionssatz-ID». Damit die Werte der Kostenrechnung dennoch optimal in das Datenmodell von Power BI eingebunden werden können (gleich wie die Werte der Finanzbuchhaltung), wird diese Information im Rahmen des Power BI Connectors von redPoint ergänzt.

Wichtig

Damit für die Kostenposten eine «Dimensionssatz-ID» ermittelt werden kann, müssen die beiden Dimensionen der Kostenrechnung (i.d.R. Kostenstelle und Kostenträger) auch in den Dimensionen der Finanzbuchhaltung eingerichtet sein.

Einkauf

Damit in Power BI auch Auswertungen bzgl. Einkaufsumsatz erstellt werden können, steht eine zusätzliche Datenquelle zur Verfügung. Mit dieser können die Statistikposten von gebuchten Einkaufsrechnungen und gebuchten Einkaufsgutschriften abgerufen werden.

Einrichtungen

Power BI Einrichtung

In Business Central kann auf folgender Seite definiert werden, welche Datenquellen für Power BI zur Verfügung stehen sollen.

PowerBIConnector01

Hinweis

Mit der Aktion «Daten aktualisieren» können die für Power BI relevanten Datensätze manuell aufbereitet werden. Im produktiven Einsatz sind für die automatische Aktualisierung der Daten (Finanz- und Lagerwerte sowie Auftragseingang und Auftragsbestand) entsprechende Aufgabenwarteschlangen einzurichten.

Benutzer und Berechtigungen

Damit Power BI auf die Daten zugreifen und diese automatisch aktuell halten kann, muss in Business Central ein Benutzer (z.B. POWERBI-SYNC) mit folgenden Berechtigungen eingerichtet werden.

PowerBIConnector02

Hinweis

In diesem How-to ist beschrieben, wie mittels Power BI Desktop die Auswertungen in der Cloud veröffentlicht werden können und wie die automatische Aktualisierung der Daten einzurichten ist.