Datenvorlagen

Felder in diversen Tabellen können global oder für eine Gruppe von Benutzern parametrisiert werden. Es sind folgende Einstellungen pro Feld möglich:

  • Initialwert vorgeben (z.B. eine Kreditlimite beim Anlegen eines Debitors).
  • Eingabe im Feld erzwingen (z.B. die Mailadresse bei einer Kontaktperson).
  • Mutation eines Feldes verhindern (z.B. der Verkaufspreis eines Artikels).

Die Definition erfolgt über Datenvorlagen Mussfelder, Datenvorlagen Initialwerte oder Datenvorlagen Feldberechtigungen. Durch das Feld Art ist definiert, ob es sich um einen Initialwert, ein Mussfeld oder eine Feldberechtigung handelt.

Tip

Über die Funktion Felder hinzufügen können mehrere Felder durch Markierung effizienter hinzugefügt werden.

Über das Feld Benutzergruppe ist es möglich, unterschiedliche Datenvorlagen - basierend auf Benutzergruppen - zu verwalten. So könnten z.B. in der Exportabteilung andere Initialwerte für Debitoren hinterlegt werden. Die Zuweisung der Usergruppe zu einem Benutzer erfolgt in der Benutzereinrichtung.

Die Erstellung einer Einrichtung pro Usergruppe erfolgt über die entsprechende Funktion. Usergrupppe

Hinweis

Die Funktion wird nur angezeigt, wenn mind. eine Benutzergruppe angelegt ist.

Mussfelder

Wird ein Wert bei einem Mussfeld hinterlegt, muss jedes Feld zwingend den in der Zeile hinterlegten Inhalt haben. Ansonsten kommt bei der Überprüfung eine Fehlermeldung, wenn das Feld leer ist. Ist kein Wert in der Zeile angegeben, kann das Feld einen beliebigen Wert haben.

Wenn ein Feld als Mussfeld gekennzeichnet und die Prüfung auf Verwendung eingestellt ist, muss dieses Feld beim Verwenden der Daten mit einem Inhalt gefüllt sein, resp. dem eingegebenen 'Wert' entsprechen. Erfolgt die Prüfung bei Bearbeitung, wird beim Schliessen der Maske eine Warnmeldung angezeigt.

Hinweis

Bei Verkaufs-, Einkaufsbelegen können Mussfelder sowohl auf Tabellen- als auch auf Belegebene definiert werden. Ist im Verkauf z.B. der Verkäufercode notwendig, erfolgt die Definition auf der Tabelle 36. Zusätzliche Mussfelder für Belege werden auf den Tabellen 20020-20043 definiert.

Hinweis

In der Infobox Belegüberprüfung, welche im Verkauf, Einkauf und Service zur Verfügung steht, werden die Mussfelder ebenfalls bereits bei der Erfassung angezeigt, wenn diese nicht abgefüllt sind.

Mussfelder

Wie die Belegprüfung von Business Central funktioniert und aktiviert werden kann, wird auf Microsoft Learn erläutert.

Initialwerte

Diese Werte werden beim Eröffnen eines Datensatzes als Initialwerte vorgegeben. Es steht auch eine Auswahl mit Platzhaltern (AssistEdit) zur Verfügung, welche zur Laufzeit - abhängig vom Benutzer, Verkäufer, etc. - ersetzt und abgefüllt werden.

Um zu verhindern, dass bei gewissen Aktionen versehentlich "echte Werte" durch Initialwerte überschrieben werden (z.B. ab Kontakt wird ein Debitor erstellt), werden die Initialwerte in folgenden Tabellen nur berücksichtigt, wenn das jeweilige Feld "Name" resp. "Beschreibung" keinen Wert enthält.

Tabelle Feld
Kontakt Name
Debitor Name
Kreditor Name
Ressource Name
Artikel Beschreibung
Hinweis

Wenn sowohl mit Initialwerten als auch Vorlagen gearbeitet wird (z.B. von Debitoren/Kreditoren/Artikel), sollte sichergestellt werden, dass ein und dasselbe Feld nicht in beiden Funktionen mit Vorgaben eingerichtet wird, da dies zu einem Konflikt führen kann.

Hinweis

I.d.R. haben die Vorlagen (z.B. von Debitoren/Kreditoren/Artikel) die höhere Priorität als die Initialwerte, d.h. die Initialwerte werden durch die Werte der Vorlage überschrieben. Somit sollten Felder, welche über Vorlagen definiert werden können, nicht über die Initialwerte gesteuert werden.

Ausnahme: Leerwerte überschreiben nicht die Vorgabe der Initialwerte.

Hinweis

Beim Import von Daten ab Excel (über das Utility "Import Table Data") sollten möglichst viele Felder direkt in Excel mit den gewünschten Werten definiert werden. Die Verwendung von Initialwerten kann in gewissen Konstellation zu einem unerwünschten Ergebnis führen (z.B. wird ein Initialwert nicht berücksichtigt, wenn das entsprechende Feld in Excel mit einem Leerwert enthalten ist). Werte der zu importierenden Excel-Datei werden nicht durch Initialwerte überschrieben.

Feldberechtigungen

Pro Tabelle können die Felder festgelegt werden, welche durch den Benutzer nicht verändert werden dürfen.

  • JA: Mutation möglich
  • NEIN: Mutation nicht möglich

Die Felder auf der Maske sind editierbar. Beim Verlassen der Maske erscheint eine entsprechende Fehlermeldung. Es wird pro Prüfung nur ein Feld angezeigt.
Feldberechtigungen

Tip

Ist das Feature Automatische Speicherung bei jeder Feldänderung in der Funktionsverwaltung aktiviert erscheint die Meldung bereits beim Verlassen des Feldes.

Hinweis

Mit dem Befehl FEBEAU (Feldberechtigung aus) resp. FIPEOF (Field Permssion Off) kann der redPoint Superuser die Funktionalität über die Schnellsuche temporär deaktivieren.

Feldfilter

Es können fixe Filter pro Tabelle hinterlegt werden. Diese werden beim Aufruf der Liste direkt über das Menü aber auch beim Aufruf via Lookup angewendet. Dadurch können zum Beispiel nur die nicht gesperrten Artikel angezeigt werden auf der Artikelliste. Ebenfalls werden bei der Auswahl der Artikel im Verkaufsauftrag nur die nicht gesperrten Artikel angezeigt.

Auf der Liste ist der Filter immer sichtbar und kann bei Bedarf gelöst werden.

Hinweis

Falls der Filter nicht auf Anhieb sichtbar sein sollte, so ist Systemfilter anzeigen zu wählen.

Auf folgenden Tabellen kann der Feldfilter gesetzt werden:

  • Anlage
  • Artikel
  • Benutzer
  • Debitor
  • Fibukonto
  • Kontakt
  • Kreditor
  • Mitarbeiter
  • Objekt
  • Projekt
  • Ressource
  • Verkäufer/Einkäufer