Erweiterungen Servicebelege

Serviceauftrag drucken

In früheren Programmversionen stand der Bericht «Service Hardcopy» zur Verfügung, welcher jedoch nicht nach BC übernommen wurde. Als flexiblere Möglichkeit wurde nun stattdessen auf dem Serviceauftrag die Druck-Aktion «Serviceauftrag» hinzugefügt, mit welcher der Standard-Report «Serviceauftrag» ausgegeben werden kann.

Es handelt sich hierbei um einen internen Beleg für den Servicetechniker oder für die Bereitstellung von Material vor einem Serviceeinsatz, auf welchem im Grundsatz folgende Informationen enthalten sind:

• Kunde bzw. Einsatzort (Debitor)
• Gerät/Maschine für Reparatur bzw. Wartung (Serviceartikel)
• Benötigtes Material und geplante Arbeiten (Servicezeilen)

Damit der Standard-Report «Serviceauftrag» aufbereitet wird, ist in der «Berichtsauswahl Service» die Berichts-ID 5900 zu hinterlegen. Falls mit der Druck-Aktion «Serviceauftrag» ein anderer, kundenspezifisch entwickelter Report aufbereitet werden soll, kann an dieser Stelle eine abweichende Berichts-ID (z.B. 50000) hinterlegt werden.

Optional kann für den Standard-Report «Serviceauftrag» (ID5900) in den Berichtslayouts eine «Vorlage» für Word hinterlegt werden. Als Beispiel-Dokument kann dieser Serviceauftrag heruntergeladen und selbständig durch den Kunden angepasst werden. Nachfolgend sind die beiden Reports abgebildet.

Standard-Report	Word-Layout

Tip

Im How-to Berichtslayout (Word) wird am Beispiel des Serviceauftrags erläutert, wie ein komplett neues Berichtslayout erstellt werden kann.

Servicebelege drucken & mailen

Mit den beiden Aktionen «E-Mail» und «Drucken» können externe Belege für Kunden aufbereitet und per E-Mail gesendet oder gedruckt werden. Wie im Einkauf/Verkauf werden auch im Service die parametrisierbaren Belegvorlagen genutzt, welche mit Anfangs- & Schlusstexten sowie Belegdaten ergänzt werden können, z.B.:

• Eingangsmeldung
• Offerte
• Auftragsbestätigung
• Arbeitsrapport

Tip

Wenn in den Serviceaufträgen die Ressourcenzuordnung über das Feld "Ressourcennr. (Kopf)" vorgenommen wird und die Ressourcen via "Benutzer Einrichtung" mit Kontakten verknüpft sind, können in Kopffeldern oder in Anfangs- oder Schlusstexten die folgenden Angaben mittels Platzhaltern ausgegeben werden:

• Name
• Telefon
• E-Mail
• Positionscode

Aufbereitung gemäss Reparaturstatuscodes

In der «Reparaturstatus Einrichtung» wird festgelegt, bei welchem Reparaturstatus (des jeweiligen Serviceauftrags) welche Belegvorlage berücksichtigt werden soll.

Je nachdem, ob ein Beleg ab dem Serviceauftrag oder dem «Service Artikel Arbeitsblatt» aufbereitet wird, kann eine unterschiedliche Belegvorlage hinterlegt bzw. verwendet werden.

Wichtig

Beim Aufbereiten des Belegs wird anhand der Reparaturstatuscodes (der Serviceartikelzeilen) automatisch entschieden, welche Belegvorlage berücksichtigt wird. Entscheidend ist der erste Reparaturstatuscode, welchem in der «Reparaturstatus Einrichtung» eine Belegvorlage zugeordnet ist.

Im Beleg werden nur die Serviceartikelzeilen (und deren Servicezeilen) aufbereitet, welche denselben Reparaturstatuscode aufweisen resp. deren Reparaturstatuscode dieselbe Belegvorlage zugeordnet hat.

Beispielsweise verwenden die Reparaturstatuscodes «70-INBEARB» und «90-BEENDET» die gleiche Belegvorlage S036 resp. S035, wodurch Serviceartikelzeilen mit diesen beiden Reparaturstatuscodes auf demselben Beleg ausgegeben werden.

Aufbereitung pro Serviceauftrag oder Serviceartikel

Bei den Belegvorlagen im Service kann anhand des Feldes «Tabellennr. Kopf» definiert werden, ob pro Serviceauftrag ein einziger Beleg (mit allen Serviceartikeln und deren Servicezeilen) aufbereitet werden soll oder ob pro Serviceartikel ein separater Beleg erwünscht ist.

Hinweis

Eine Aufbereitung der Belege pro Serviceartikel macht nur Sinn, wenn sich in einem Serviceauftrag mehr als ein Serviceartikel befindet. Damit in einem Serviceauftrag überhaupt mehrere Serviceartikel erfasst werden können, muss in der Serviceeinrichtung die Option «Ein Serviceartikel pro Auftrag» deaktiviert werden.

Je nach Arbeitsweise/Anforderungen sind die relevanten Belegvorlagen aus folgender Liste auszuwählen und in der obenstehenden «Reparaturstatus Einrichtung» zu hinterlegen.

Um die unterschiedliche Aufbereitung pro Serviceauftrag oder Serviceartikelzeile zu verdeutlichen, ist nachfolgend die Auftragsbestätigung abgebildet - einmal für den gesamten Serviceauftrag (mit Belegvorlage S031) und einmal für jeden Serviceartikel einzeln (mit Belegvorlage S030).

Servicebeleg pro Serviceauftrag

Alle Serviceartikel und somit auch alle Servicezeilen werden auf einem Beleg ausgegeben. Pro Serviceartikel kann eine «Titelzeile» ausgegeben werden, welche mittels Anfangstext in verschiedenen Sprachen und mit Platzhaltern eingerichtet werden kann.

Hinweis

Die Option Konfigurierbar funktioniert nur wenn es pro Serviceauftrag eine Serviceartikelzeile hat. Wenn es mehrere hat muss mit der Option Fix gearbeitet werden. Allfällige zusätzliche Informationen müssen kundenspezifisch programmiert werden.

Servicebeleg pro Serviceartikel

Für jeden Serviceartikel wird ein separater Beleg ausgegeben und pro Beleg erscheinen lediglich die zugehörigen Servicezeilen. Die Belegnummer wird automatisch um eine Ziffer ergänzt und hochgezählt (z.B. SA000073-1, SA000073-2). Die Informationen des jeweiligen Serviceartikels können in den Kopffeldern ausgegeben werden.

Beleg für 1. Serviceartikel	Beleg für 2. Serviceartikel

Servicelieferung

Auch bei gebuchten Servicelieferungen kann anhand der Belegvorlage gesteuert werden, ob nur ein einziger Beleg für die ganze Servicelieferung (Belegvorlage S041) aufbereitet werden soll oder ein separater pro Serviceartikelzeile (Belegvorlage S040).

Wird bei einem Serviceauftrag die Aktion «Buchen & senden» mit der Option «Liefern und fakturieren» aufgerufen, so werden standardmässig ein Servicelieferschein und eine Servicerechnung aufbereitet. Falls kein Servicelieferschein erwünscht ist, kann die folgende Option deaktiviert werden.

Servicerechnung

Bei Servicerechnungen (und Servicegutschriften) wird immer nur ein einziger Beleg aufbereitet. Eine separate Rechnung pro Serviceartikel ist nicht möglich.

Falls eine Servicerechnung per E-Mail versendet werden soll, jedoch nicht dieselbe Mailadresse wie bei Verkaufsrechnungen zu berücksichtigen ist, kann für die gebuchte Servicerechnung (Belegvorlage S050) in den Beleg Mailadressen eine abweichende Mailadresse hinterlegt werden.