Datenimport - RBDI
Das Modul Datenimport ermöglicht das Importieren von Daten ab einer Excel-Datei in ausgewählte Tabellen von Business Central. Die Funktionsweise ist bei allen Datenimports im Grundsatz gleich. Dennoch stehen bei einigen Datenimports zusätzliche Möglichkeiten zur Verfügung.
Anpassungen der Importfelder können durch den Kunden selber durchgeführt werden. (ausser Validierung ein-/ausschalten). Anschliessend können die Datenimports selbstständig durch den Kunden und so oft wie notwendig ausgeführt werden.
Wichtig
Damit ein User die Datenimporte ausführen kann muss dieser die Rolle gemäss redPoint Einrichtung zugewiesen haben.
Grundsätzlicher Ablauf
Ein Datenimport läuft in der Regel wie folgt ab:
- Importfelder einrichten (einmalig, mit redPoint)
- Importvorlage anlegen (leere Excel-Tabelle mit den definierten Feldern resp. Spalten erstellen)
- Importvorlage befüllen (Daten manuell in Excel erfassen oder aus Fremdsystem übernehmen)
- Datenimport ausführen (Excel-Tabelle nach Business Central importieren)
- Daten überprüfen und evtl. überarbeiten
Hinweis
Der Import von sehr grossen Dateien kann zu Performanceproblemen führen. In einem solchen Fall wird empfohlen, die Daten in mehrere kleine Dateien aufzuteilen.
Tip
Bevor viele Daten in ein Produktivsystem importiert werden, sollte ein Testlauf in einer Sandbox durchgeführt werden. Idealerweise werden zuerst die Importfelder im Produktivsystem eingerichtet und anschliessend wird davon eine Kopie erstellt, in welcher dann der Datenimport getestet werden kann.
Allgemeine Funktionen
Die folgenden Aktionen und Optionen stehen bei allen Datenimports zur Verfügung. Spezifische Funktionen sind bei den einzelnen Datenimports beschrieben.
Aktionen
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Daten hochladen und importieren | Mit dieser Aktion können eine Excel-Datei ausgewählt und die darin enthaltenen Datensätze importiert werden. |
| Daten importieren | Diese Aktion macht eigentlich dasselbe wie die Aktion "Daten hochladen und importierten", jedoch entfällt das Hochladen der Excel-Datei, denn es wird die zuletzt hochgeladene Datei erneut verarbeitet. Dies ist z.B. hilfreich, wenn in einem ersten Durchgang die Option "Daten prüfen" verwendet wurde und in einem zweiten Durchgang die Datensätze definitiv importiert werden sollen. Beim Schliessen der Page geht die zuletzt hochgeladene Datei "verloren" und es muss danach erneut die Aktion "Daten hochladen und importiert" ausgeführt werden. |
| Importvorlage anlegen | Mit dieser Aktion wird eine Excel-Datei generiert, in welcher die gewünschten Felder resp. Spalten enthalten sind. Die relevanten Felder können über die Aktion "Importfelder" festgelegt werden. Weitere Informationen sind im Kapitel «Importvorlagen» zu finden. |
| Importfelder | Mit dieser Aktion kann festgelegt werden, welche Felder beim Erstellen der Importvorlage in der Excel-Datei aufbereitet werden sollen. Zudem können pro Importfeld spezielle Regeln definiert werden (z.B. Validierung ausschalten, Feldwerte konvertieren, Vorgehen bei zu langen Werten). Die Validierung der Felder können nur durch redPoint verändert werden. |
| Tabellendaten | Mit dieser Aktion können alle Datensätze angezeigt werden, welche sich in der Zieltabelle befinden. Beispielsweise wird beim "Datenimport Artikel" die Artikelliste geöffnet. |
Optionen
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Nur Bestehende | Wenn diese Option aktiviert ist, werden mit dem Datenimport keine neuen Datensätze angelegt, sondern bestehende Datensätze ergänzt. Dies ist hilfreich, wenn bei bestehenden Datensätzen ein zusätzliches Feld resp. mehrere zusätzliche Felder befüllt werden sollen. |
| Daten prüfen | Mit dieser Option wird der Importvorgang simuliert und am Ende des Vorgangs wird eine Liste aller erkannten Probleme/Fehler angezeigt. Der erste Importvorgang sollte immer mit dieser Option ausgeführt werden. Je nach Zieltabelle und genutzter Optionen können Konstellationen entstehen, in denen diese Prüfung ein Problem nicht erkennen kann und erst beim definitivien Importvorgang eine Fehlermeldung angezeigt wird. |
Importvorlagen
Mit der Aktion "Importvorlage anlegen" wird eine Excel-Datei generiert, in welcher anschliessend die zu importierenden Datensätze erfasst werden (manuell oder mittels Copy&Paste aus einem Fremdsystem).
Die Spalten der Excel-Datei werden zuvor über die Aktion Importfelder festgelegt und die Spaltenüberschriften entsprechen 1:1 den Feldnamen von Business Central. Wenn eine Spaltenüberschrift kursiv dargestellt wird, handelt es sich um ein Mussfeld, d.h. dieser Wert muss bei jedem Datensatz zwingend angegeben werden.
In der Importvorlage werden unterhalb der Spaltenüberschriften nützliche Zusatzinformationen angezeigt, welche vor dem Importvorgang zu entfernen sind. Diese Angaben sollen dabei helfen, dass nur gültige Daten/Werte verwendet resp. erfasst werden:
- Feldtyp, z.B.:
- Code (Zahlen und nur Grossbuchstaben)
- Text (Zahlen und Gross-/Kleinbuchstaben)
- Decimal (Zahlen mit Nachkommastellen)
- Integer (Ganzzahlen bzw. Zahlen ohne Nachkommastellen)
- Date (Datum)
- Maximale Anzahl Zeichen pro Feld (z.B. Text 100 -> Text mit maximal 100 Zeichen)
- Konvertierung von Werten (z.B. alte Artikelnummer durch neue Artikelnummer ersetzen)
- Beziehungen zu Tabellen (z.B. Einheit des Artikels muss in Einheiten-Tabelle vorhanden sein)
- Auswahlliste möglicher Werte (z.B. verfügbare Einheiten für Artikel STK, KG, M)
