Belege Mailvorlagen

Als Erweiterung der Mailfunktionalität von Business Central können mit der redPoint-App "E-Mail Vorlagen" Text und Betreff für Belege wie Offerten, Bestellungen oder Rechnungen (inkl. Platzhalter für Felder des Belegkopfs) in verschiedenen Sprachen definiert werden.

Tip

Im How-to E-Mail Funktionen wird schrittweise erklärt, wie die E-Mail-Funktionen in Business Central eingerichtet und verwendet werden können.

Aktionen

Folgende Aktionen stehen zur Verfügung:

Aktion	Beschreibung
Zeilen editieren	Bearbeitung der Zeilen über den Texteditor.
Von Vorlage kopieren	Einrichtungen aus einer bestehenden Mailvorlage übernehmen.

Zeilen editieren

Mit der Aktion «Zeilen editieren» wird der Texteditor für die Zeilen geöffnet. Die Verwaltung von Zeilentexten für alternative Sprachen erfolgt über «Anz. Sprachen». Bei fehlender Übersetzung wird die Standardsprache verwendet.

Die definierten Platzhalter (im Screenshot unten gelb markiert) können mit einem voranstehenden %-Zeichen abgerufen werden und für die Formatierung (z.B. Zeilenschaltung, Fettschrift) können HTML-Tags eingesetzt werden.

Falls eine komplette Signatur mit Firmenlogo und evtl. Links in der Mailvorlage abgebildet werden soll, so ist auch dies mit etwas Aufwand und unter gewissen Voraussetzungen möglich. Um die Einrichtung zu vereinfachen, kann die folgende Signatur als Muster genutzt werden (Download des HTML-Codes).

Vorsicht

Das Firmenlogo muss auf einer extern zugänglichen Webseite in der benötigten Grösse vorhanden sein. In der Mailvorlage kann kein Bild direkt gespeichert, sondern lediglich ein Link zu einem Bild verwendet werden.

Falls das verlinkte Bild nicht die richtige Grösse aufweist und versucht wird, die Grösse des Bildes mittels HTML-Code zu verändern, so wird beim Mailempfänger das Bild meist nicht in der gewünschten Grösse angezeigt.

Felder

Feld	Beschreibung
Code	Code für die Vorlage.
Bezeichnung	Bezeichnung der Vorlage.
E-Mail BCC	Wird beim Aufbereiten einer E-Mail als BCC-Empfänger übernommen.
E-Mail Testbetrieb	Wenn in der redPoint Einrichtung das Feld «Test Environment» aktiviert ist, werden ausgehende E-Mails mit der hier definierten Empfänger-Mailadresse aufbereitet. Falls dieses Feld leer ist, wird die Testmailadresse der redPoint Einrichtung berücksichtigt.
Anz. Felder	Anzeige/Aufruf der E-Mail Vorlage Felder.
Anz. Sprachen	Anzeige/Aufruf der Textzeilen je Sprache.

Wichtig

Der Code muss über alle Einrichtungsarten (Beleg Mailvorlagen, E-Mail Vorlagen, Schnittstellen Mailvorlagen) eindeutig sein.

E-Mail Vorlage Felder

Über das Feld «Anz. Felder» können die «E-Mail Vorlage Felder» geöffnet und bearbeitet werden, welche anschliessend in den Mailtexten via Platzhalter verwendet werden können.

Mit den folgenden Feldern können Absenderinformationen (z.B. Name, Telefon, E-Mail) des Verkäufers, Sachbearbeiters oder Benutzers ermittelt werden. Die Angaben sind auf einem Kontakt hinterlegt, welcher in der «Benutzer Einrichtung» mit einem Benutzer verknüpft ist.

Absender-Mailadresse

Die Absender-Mailadresse kann durch eine Mail-Vorlage nicht übersteuert werden. Allerdings kann in der «Belevorlage» ein «E-Mail-Szenario» zugeordnet werden, über welches eine andere Absenderadresse festgelegt werden kann.