Datenschutz für sensitive Einkaufsbelege

Es gibt Einkaufsbelege welche sensible Informationen beinhalten. Diese sollen geschützt werden.

Hinweis

Es werden nur Einkaufsrechnungen und Einkaufsgutschriften (offene und gebuchte Belege sowie Kreditorenposten) geschützt, nicht aber andere Belegarten (Zahlungen, Erstattungen usw.). Zudem werden nur Einkaufsrechnungen und Einkaufsgutschriften geschützt, die über die Belegmasken gebucht werden, nicht aber wenn diese über Erf.-Journale gebucht werden. Falls bei solchen Journalbuchungen auch eingehende Belege (inkl. PDF-Anhang) mitgegeben werden, sind diese nicht geschützt.

Auf dem Kreditor kann ein sensibler Kreditor via Feld Vertraulichkeitscode entsprechend klassifiziert werden. Das Feld wird gemäss 'Zahlung an Kreditorennr.' in die entsprechenden Tabellen vererbt auf welche dann der Sicherheitsfilter gesetzt wird.

Wenn der Vertraulichkeitscode geändert wird, kann der Benutzer die Anpassung der verbundenen Tabellen direkt anstossen. Alternativ kann die Aktualisierung auch über den Report Vertraulichkeitscode akualisieren über mehrere Kreditoren durchgeführt werden.

Das Feld Vertraulichkeitscode wird auf folgende Tabellen vererbt:

• Kreditorenposten
• Einkaufskopf
• Einkaufslieferkopf
• Einkaufsrechnungskopf
• Einkaufsgutschriftskopf
• Einkaufskopfarchiv
• Rücklieferkopf
• DMS Dokumentposten
• Fibu Erf.-Journalzeilen

Sicherheitsfilter

Es ist folgender Sicherheitsfilter zu setzen:

Dabei ist der Platzhalter %PURCHASE CONFIDENTIALITY FILTER% zu verwenden, welche den Filter gemäss Benutzer Einrichtung berücksichtigt. Im Gegensatz zu anderen Filtern wird immer der "Leer" Filter zusätzlich automatisch gesetzt und muss nicht in der Benutzer Einrichtung hinterlegt werden.

Wichtig

Wenn mit Document Capture gearbeitet wird muss noch ein zusätzlicher Sicherheitsfilter auf die Tabelle 6085610 (CDC Document Search Result) gesetzt werden.
Voraussetzung: Neben der Installation von Document Caputre ist die Installation der redPoint App Document Capture-App erforderlich.

Hinweis

Für die Kreditorenposten und DMS Dokumentposten dürfen nicht die Sicherheitsfilter gesetzt werden, sondern die Filterung erfolgt fix auf den betreffenden Pages anhand der Benutzer Einrichtung.

redPoint Einrichtung

In der redPoint Einrichtung ist im Feld Rollen-ID Einkauf Vertraulichkeit der Berechtigungssatz zu hinterlegen welcher der Benutzer haben muss um die Vertraulichkeitseinrichtungen durchführen zu können.

Es ist Voraussetzung für folgende Tätigkeiten:
• Feld Vertraulichkeitscode auf Kreditor ändern.
• Feld Einkauf Vertraulichkeit Filter auf Benutzer Einrichtung ändern.
• Report Vertraulichkeitscode aktualisieren ausführen.

Benutzer Einrichtung

In der Benutzer Einrichtung ist im Feld Einkauf Vertrauchlichkeit Filter zu hinterlegen für welche Vertraulichkeitscodes der User berechtigt ist.

Wichtig

Wenn mit der Funktionalität «Vertraulichkeit» gearbeitet wird, müssen beim Hinzufügen von neuen Benutzer zwingend sofort die entsprechenden Einstellungen (Einschränkungen) in der Benutzer Einrichtung vorgenommen werden («Sicherheitsfiltercode» und «Einkauf Vertraulichkeit Filter»), ansonsten können neue Benutzer die sensitiven Daten sehen.

Aktualisierung der Vertraulichkeitscodes

Um nach der Definition des Vertraulichkeitscodes auf dem Kreditor die entsprechenden Tabellen mit dem Vertraulichkeitscode zu aktualisieren steht in der Kreditoren & Einkauf Einr. ein Pflegelauf zur Verfügung.

Hinweis

Um den Report ausführen zu können muss mind. ein Filter auf Nr. oder Vertraulichkeitscode gesetzt sein.

Wichtig

Wenn ein Kreditor keinen Vertraulichkeitscode mehr hat, es aber Posten gibt die einen Code beinhalten, kommt folgende Meldung: Mit der Option «Datenprüfung überspringen» kann diese Prüfung ausgeschaltet werden.